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Organización, almacenaje, 
custodia y manejo de todo tipo de documentos

Excelente organización de archivos en Bogotá

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QUIÉNES SOMOS

Somos Data Safe Gestión de Archivos una empresa dedicada a la organización, almacenaje, custodia y manejo de todo tipo de documentos, tanto físicos como electrónicos. 

Desde el año 2.000 y con muchos años de experiencia, contamos con el mejor recurso humano y depósitos especializados de última generación que nos han convertido en una de las mejores soluciones para la administración documental.

Nuestro sistema de trabajo y procesos de gestión, ajustados a los más exigentes estándares en manejo de documentos, han sido elegidos por empresas de todo tipo que ven en nuestra empresa la mejor alternativa.


NUESTROS SERVICIOS

En Data Safe Gestión de Archivos contamos con un amplio y variado portafolio de servicios, 
entre los cuales podrá encontrar: 
  • Organización de archivos

    Servicio que ofrecemos a nuestros clientes cuando requieren una organización de sus archivos, para lo cual contamos con expertos bibliotecólogos y archivistas que se desplazan a sus instalaciones, cambian impresiones con la persona asignada por ustedes, y siguiendo el criterio del organigrama de su empresa hacen un previo estudio del archivo, establecen la forma de organización de la documentación, y se elabora el inventario respectivo, el cual posteriormente será introducido en nuestro centro al sistema informático correspondiente.


    Cada unidad en custodia es identificada con un código numérico bajo el sistema de código de barras, el cual contiene información oculta, como cliente, departamento, caja donde se encuentra guardada, etc. Sistema que imposibilita obtener información como a qué cliente pertenece, o el contenido de la misma, dando así el máximo de confidencialidad a la información depositada. Además de proporcionar el máximo control en el movimiento de documentos.

  • Programa de gestión documental

    Diseñamos e implementamos programas de Gestión Documental aplicando normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.

  • Almacenamiento y custodia

    Nuestro centro está dotado con estanterías metálicas de máxima calidad, suministradas por una empresa especializada, con recubrimiento en pintura electrostática, para evitar oxidación, y en material de calibre altamente resistente para soportar el peso necesario, perfectamente diseñadas para el almacenamiento de cajas de archivo. 


    Las cajas de archivo son medidas estandarizadas, y del calibre adecuado para un almacenamiento máximo de 4 por nivel. Se controla la humedad, temperatura, polvo y roedores, en forma permanente para evitar cualquier deterioro en la información, y se cuenta con extintores suficientes para una eventual emergencia. 


    En la zona de almacenamiento no existe flujo de energía eléctrica a 120 voltios en horarios fuera de oficina, solo se cuenta con iluminación natural. Además, es separada de la parte administrativa en forma independiente y el acceso es solamente permitido al personal autorizado.


    Cuenta nuestro centro con vigilancia personalizada 24 horas, y un sistema de alarma monitoreado vía telefónica y vía radio, el cual controla: presencia, detección de humo, apertura de puertas y/o ventanas y acceso por la cubierta. Al tiempo que está comunicado con las autoridades respectivas, (policía y bomberos).

  • Consultas

    A través de nuestro software especializado Datasoft, nuestros clientes tienen la facilidad de acceder sus documentos en forma inmediata en varias modalidades, para realizar consultas, y obtener información sobre el movimiento de sus documentos.


    Se provee la facilidad de envío tanto físico de cajas o documentos, como de documentos escaneados y enviados vía web.

  • Digitalización

    Contamos con el servicio de digitalización de documentos, en el cual se maneja todo tipo de información, la cual una vez procesada queda disponible para su consulta, ya sea que esta quede en nuestro centro, o entregada al cliente, con la ventaja de la inmediatez de la consulta, impresión de copias, inserción en informes y envío electrónico.


    Utilizamos escáneres de última generación para garantizar la rapidez en los procesos, así como la minimización de errores y la mejor calidad de imágenes.

  • Centros CAD

    Este servicio tiene como objetivo la implementación de centros de administración documental para el manejo del archivo de gestión en las instalaciones del cliente, lo que permite a la empresa concentrar toda su energía, en el objeto fundamental de su negocio, dejando en manos expertas la administración de lo correspondiente al aspecto documental. En el área destinada para tal fin, se implementa una extensión del sistema informático central, sistema que tiene una estructura de operación que permite ser eficiente, rápida y funcional, manejado por nuestro personal altamente capacitado, en todas las fases y procesos del flujo documental relativo al archivo de gestión. Gestión documental es el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. 


    Este servicio se complementa con la desmaterialización e inmaterialización de documentos implementando nuestro Software Datagest, que permite:

     

    Disminución en los costos de administración de archivo físico.

    Optimización de los espacios de su empresa.

    Seguridad de su Información (robo, incendio y control de plagas).

    Localización oportuna de la información contenida en los documentos.

    Recuperación de la información que se creía perdida.

    Optimización y mejora de de los procesos que genera el sistema de gestión documental.

    Se tiene acceso garantizado a todo el contenido documental incluyendo el físico.

    Asesoría permanente en gestión documental.

    Usted se dedicará 100% al crecimiento de su negocio.

    Soporta el cumplimiento de las disposiciones legales y tributarias de obligatorio cumplimiento para entidades públicas o privadas.

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